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如何代写档案类论文电子档案的整理与保护

更新时间:2015-04-21 所属栏目:论文发表常识

一、电子档案的概述 
  电子档案是一种具有查考利用价值并应当归档保存的电子文件,它具有电子文件本身的所有技术特性,因此,相比较于传统纸质档案来说,二者在管理上存在很大的差别。而电子文件是在纸制文件的基础之上广泛形成的,它是一种具有动态特点的虚拟文件,利用计算机软件将各种类型的数据经过有机结合后,再经过计算机处理和管理,从而达到一种数字化形态的信息,主要以计算机盘片、光盘以及磁盘等一些化磁性材料为载体,例如生活中常见的电子信件、电子文书以及电子图表等都是属于电子文件。然而随着社会各个领域例如教学、生产、科研以及基建等都含有较多的电子文件信息,面对这一爆炸性增长的现实,对于档案管理部门来说,如何管理和保护好这些电子化的信息资源,以为社会发展提供具有长期有效利用价值的信息是其迫不及待要解决的问题,只有这样电子档案信息才能够满足社会信息发展需求,发挥其重要作用。
  二、电子档案的优越性 
  首先,直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度,提高了工作时效。现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段,也提供了信息利用的快速途径,免除了立卷归档、检索查找的困难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了归档质量、立卷管理水平和检索速度,达到及时归档的目的,便于检索利用。 
  其次,微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时,补漏增缺,就得拆卷重做。改为微机网络管理,文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺,使文档不形成存积,这时,只需按一下键盘,修改一下档案目录就万事大吉了。 
  再次,微机管理更有利于文档的保密 过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件,却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用,利用者就无法接触其他无关的文件,从而达到了文件保密的要求。 
  最后,微机管理有利于提高档案管理工作的质量。要提供可利用的档案,必须有高质量高水平的文档卷宗。传统的文书立卷工作很难做到完全统一,必然影响到案卷质量水准。文书档案管理进行微机管理,档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来,可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来,从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率,使文书档案的管理、在提供利用服务时,能够发挥出更好的时效价值。 
  三、电子档案的整理 
  (一)文书电子档案整理。一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。 
  (二)科技电子文件归档。科技电子文件档案种类较多,可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。 
  (三)会计电子文件整理。 
  1.工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接时凭证。 
  2.账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。 
  (四)人事电子档案整理。建立干部信息数据库是进行人事电子档案整理的首要步骤,也是整个信息系统的来源。因此建立的干部信息数据库要尽可能包含干部各个方面的信息,以方便将来更大范围的应用。一般情况下,建立数据库主要包括多媒体信息数据库和文字信息数据库,其中多媒体数据库的建立是一大难点,由于视频、图像等数据具有容量大、调用速度慢、不易管理等特点,以简单的文件形式存放根本无法满足未来数据量剧增时的管理、更新、调用、存储等方面的需求,因此为了保障多媒体数据的有效应用,就必须采用先进的分布式多媒体数据库,从而有效解决以上难题。 
  四、电子档案的保护 
  (一)软磁盘的保护。1.统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。2.把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到1年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。3.规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%-50%,温度控制在14-24℃。4.加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。5.对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。6.在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。
  (二)光盘的保护。1.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。2.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃,相对湿度40%-65%。3.注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。 


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