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新形势下公共关系在高校档案工作中的运用

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  【摘  要】公共关系是为了帮助一个组织建立并有效维持与社会公众之间的相互交流、理解、认可并与其合作而开展的一系列规范性的可持续的公共关系活动。而档案工作的持续健康发展,正需要充分运用公共关系的管理方法、管理手段来更有效地维持与社会、与组织和公众之间的相互沟通、交流和合作,完成自身体系的工作职能。在新形势下,档案工作者更需要学习公共关系知识,巧妙应用公共关系的技巧,积极开展丰富的公关活动,促进档案工作的繁荣和蓬勃发展。
  【关键词】公共关系;高校档案;运用
  一、运用公共关系促进档案工作的建议
  每个人从读书开始建立的学籍档案到工作后的人事档案,以及生活中逐渐产生的民生档案、信用档案等,都与自身的利益息息相关,它将伴随每个人的一生。然而,档案对于公众而言,又是那么的封闭、有距离感。如何打破这一局面,我们想到了运用公共关系。
  (一)运用公共关系的职能促进档案工作
  1. 从公共关系对社会组织环境的监测、收集信息职能做起
  作为信息组织的一个重要成员,档案部门需要及时地了解公众对于档案信息的各种诉求,再根据公众对档案信息诉求的在實用性、针对性、时效性等特点建立健全信息的交流、收集、监测、调研、预测以及本部门公关档案制度,注重信息的准确性、时效性、可比性、适应性和经济性。
  2. 从公共关系的对外宣传、广泛传播职能做起
  档案工作者在熟练掌握档案专业知识的同时,还需要熟练掌握各种传播方式、传播媒介的特点,根据档案部门实际情况积极开展与档案相关的各种公共关系活动,从而提升社会公众对档案的整体知晓度和社会影响力,为促进档案部门各项工作的顺利开展创造有利的条件和社会舆论,同时也树立了档案部门的公众形象。
  3. 从公共关系的教育引导、服务公众职能做起
  “存凭、留史、资政、育人”这八个字高度概括了档案存在的价值与意义。档案部门应当积极地运用各种公共关系活动,服务和引导社会公众、教育公众,主动地拉近档案与社会公众的距离,使社会公众知晓档案就在身边,主动地传播有关档案工作的信息,使社会公众了解档案伴你同行。
  (二)如何在档案工作中发挥公共关系的作用
  1. 优化环境,争取各方支持
  兰台人长期以“甘于寂寞”“默默奉献”作为工作的座右铭。但在如何争取领导的支持和社会公众的认可上,却不能“埋头苦干”“一声不吭”,档案工作者需要“能说会道”“露才扬己”。单位领导对档案工作的高度重视和全力支持是做好档案工作的关键,争取其他部门的配合是做好档案工作的基础。档案部门可以通过定期举行专题档案展览、档案知识竞赛、档案宣传周等活动进一步扩大影响,还可以通过定期组织其他有关部门员工到档案室考察和参观,经常向其他兄弟单位的档案部门进行走访调研,增强与社会各阶层的联系和人际交往,进一步提高档案部门在社会公众心目中的影响力和地位。
  2. 转变作风,塑造完美的公关形象
  社会组织不断地开展各种公共关系活动,最终目的就是塑造完美的公关形象,档案部门亦是如此。在我国传统的档案工作中,普遍存在全封闭或半封闭的工作管理状态,归档程序单调繁琐、工作方式老套。如果要改变这种现状,档案工作者就需要具备“既能发现问题,又能解决问题”的公关能力,及时了解国内档案工作的动态和相关政策、制度的变化,在档案文件材料的收集方式上进行改革,将“等、靠、送”转变为“约、帮、收”。“等”是指耐心等待某项工程或活动的结束;“靠”是指档案工作遇到各种阻力时依靠领导的解决;“送”是指归档文件材料由形成部门定期向档案部门移交;“约”则是在各项活动开始前预先向活动承办部门约定归档文件材料内容;“帮”则是通过在线答疑、上门指导等方式帮助档案文件材料形成的部门明确哪些是重点归档案文件材料;“收”则是档案工作者主动到文件材料形成部门进行收集。
  二、档案部门开展公共关系活动的具体操作方法
  (一)多措并举,打造新媒体时代下的档案宣传工作
  1. 采用多种传播方式
  高校档案室应利用室藏资源,有针对性地编制各种室藏知识汇编、专题资料汇编、室藏指南/情况简介、利用效果汇编等,按专题呈送和分发给单位主管领导和各对口部门,使他们及时了解和掌握档案室的基本工作动态和情况,以取得领导的重视和教职工的认可和支持。利用橱窗、宣传栏、专题展等手段,融知识性、实用性、可读性于一体,对师生进行广泛的宣传和教育,诱导师生产生利用档案室资源的需求,促进档案室藏资源的开发和利用。
  2. 定期举办各种专题活动
  利用室藏资源,校内定期举办“国际档案日“宣传活动和档案法宣传活动,举办档案知识讲座,表彰档案工作突出的兼职档案员,扩大档案室的影响和声誉,提高全校师生全员档案意识,激发其了解档案的需求。
  3. 建立档案网页
  高校档案室应当开发建立专属的档案网页,在利用网页宣传档案工作时,可定期或不定期地进行特色档案信息发布,提供生动活泼、图文声影并茂的最新档案资讯。一是易于让教职工、学生所接受;二是达到传递迅速、宣传广泛、不受时间和空间限制的目的。高校档案室还可以在网上公布室藏指南、归档范围,档案相关法律法规,通过网页为学校师生开辟一个档案信息服务的新通道。
  (二)“走出去、请进来”,开展形式多样的档案业务活动
  “走出去”,就是要主动积极地参与社会活动,,加强与档案学会和各兄弟院校档案部门的联系。通过列席会议、工作调研、参加各种经验交流会、学术研讨,争取政府、档案学会、兄弟单位等的重视、关心和支持;适时地把握机遇,大造声势,扩大影响。
  “请进来”,就是邀请上级或兄弟院校档案工作专家,到学校开展档案业务指导培训会、档案知识专题讲座和现场指导,积极推动学校档案工作的科学、规范、健康发展。还可以定期邀请学校师生参观室藏档案,增进利用者对档案室的深入了解。同时,又可以使档案室及时、准确地把握利用档案的目的和档案利用效果情况。
  通过定期开展一系列形式多样的档案业务活动,紧紧围绕学校的教育教学工作,不断更新档案部门的发展理念,创新档案工作的管理机制,深化学校各门类档案的功能开发,在密切服务学校教育教学工作目标的同时,取得档案工作的突破性新进展。
  公共关系与档案工作密切相关,公共关系时刻发生在档案工作者身边。如果档案工作者始终坐在办公室等待领导的支持,等待相关各部门到档案室移交档案,那么档案事业的发展肯定还是一成不变,停滞不前的。档案部门只有积极地把公共关系的方法和技巧运用到档案管理中,协调领导、部门之间的关系,树立公关形象,耐心、热情地去做沟通、服务工作,大力开展宣传活动,使管理和运作方式由过去的“封闭型”向“开放型”转变,才能有助于档案工作的优化管理、深化开发、强化服务、完善功能,从而增强社会各界对档案事业的认可度和支持度,进一步促进档案事业的繁荣和可持续发展。
  参考文献:
  [1]林惠萍.试论公共关系在档案工作中的运用[J].广东经济,2004(11):54
  [2]孙瑞.运用公共关系促进档案工作的人性化服务[J].郑州铁路职业技术学院学报,2006(3):94
  [3]钱海峰,周淼.档案利用服务工作的几点思考[J].北京档案,2019(6):38
  (作者单位:中国计量大学)

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