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经济视角下基于数字档案馆平台的国有资产档案利用研究

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  【摘 要】信息技术的发展带动档案管理模式向数字化方向改革。本文简单介绍了国有资产档案的数字化管理意义,通过分析我国国有资产档案数字化管理应用难点,探究经济视角下基于数字档案馆平台的国有资产档案管理变革措施,希望能够实现国有资产档案信息资源优势共建。
  【关键词】经济视角;数字档案馆平台;国有资产档案
  引言:
  现阶段国有资产档案管理工作普遍存在着管理体制不健全、文档归档整理滞后、文件系统性不强等问题,对着国家信息化发展进程的不断深入,数字档案馆平台建设被提上日程。传统国有资产档案管理工作中,无法实现信息化技术的所有环节应用落实,需要借助数字化平台进行流程优化,真正发挥国有资产档案的职能作用。
  一、基于数字档案馆平台的国有资产档案利用意义
  一直以来,国有资产项目档案管理工作多为纸质、照片、影音信息等传播媒介,尤其是经济资产投资项目,其档案收集整理、分组核对、保密管理等工作,都有着较为系统化的运行流程。长时间的作业过程中,国有资产档案管理部门累积了大量信息由于缺乏对资产档案管理工作的重视,出现了许多档案管理问题。如:档案资料的价值没有被充分挖掘,无法有效利用;已有档案管理数据库中的账目不符、账目不清;部分档案无法准确鉴定超过保管期限的资料,因此不能及时进行销毁处理,导致国有资产档案资料堆积如山;系统档案不完整、不规范;档案管理工作人员的能力参差不齐,档案管理制度不健全,导致很多资料收集不完整;有些资料没有及时规范整理入库,堆放时间过长,更加难以归档。
  随着大数据、云计算等信息化技术的应用发展,基于数字档案馆平台的国有资产档案管理模式,逐渐带动档案管理工作变革,其涉及到国有资产档案管理工作的各个环节,只有适应时代发展,转变信息化管理观念,才能保证信息化技术落实的可能。数字档案馆平台需要配合有规则的国有资产档案信息管理流程,其管理前提就是对原有信息档案进行梳理,完成逻辑固化延伸。在经济视角下,应重视资产档案中的数据流通交易记录,通过规则的约束保证国有资产档案信息化管理观念深入人心。实际管理环节,可以从资产交易项目名称、年份、项目类型等基本信息,制定相应的管理规则,明确档案信息检索使用历史记录,从观念规则上保证数字档案馆平台在国有资产档案管理工作中的应用效果。相信随着信息化技术的不断发展,国有资产档案管理工作会更加合理和完善,突破现有瓶颈,有效提高国有资产档案管理的应用效果[1]。
  二、我国国有资产档案数字化管理应用难点
  我国国有资产档案管理工作的难点,主要集中在信息多源异构、历史积压导致数据膨胀、进行高级复合检索时的结果整合困难、信息存储安全。其一,文档归档工作滞后。档案自身应用参考价值会随着时间逐渐减弱,实现国有资产档案管理模式改革,要求对所有已存在档案进行整理归纳,其工作量较大。且绝大多数国有资产档案管理部门并没有按照规章制度进行定期清理工作,其实时性与准确性也不符合实际需求,经济市场参考价值不高,数字档案馆存储规模不断扩大,管理难度逐渐增加。其二,工作人员专业技术水平不达标。国有资产档案数字化管理应用项目需要遵循相关设计要求,保证管理人员的专业化、规范化技术水平,尤其是部分涉及到国家保密的经济档案,要保证其安全性,提升档案综合安全管理水平。若管理人员专业技术水平不达标,因人为因素造成国有资产档案泄露,将会对整个国家造成严重损害。其三,国有资产档案信息来源多样化。我国经济市场环境较为复杂,国有资产档案管理工作收集到的数据来源较多,其用途广泛、格式不统一、效果功能也各有差异,这造成了其信息多源异构情况。其四,数字化管理系统性差。基于数字档案馆平台的国有资产档案管理应用多为自动化检索作业,其核心职能为通过接口模块设计,完成数据库检索指派模块,提高数据整理效率。但现阶段国有信息档案进行高级复合检索时,很多单位目前未按照项目进行齐套,文件的整理排序按照收集的顺序进行排列,检索效率低下,无法发挥其積极效果[2]。
  三、经济视角下基于数字档案馆平台的国有资产档案管理变革措施
  (一)优化数据资源体系
  国有资产档案管理部门应结合自身条件,强化档案信息资源的数字档案馆平台建设,优化数据资源体系,这也是实现国有资产档案管理工作有条不紊进行的重要基础。经济视角下基于数字档案馆平台的国有资产档案管理变革,舍弃了传统纸质版信息管理模式,强调网络Web版形式的应用,,结合数字档案馆平台信息化管理技术,能够提供测绘国有资产在线下载申请服务,以电子档案的存储体系为核心,建设档案信息化管理体系。因此,基于数字档案馆平台的国有资产档案管理工作,应制定更为详细的档案信息化资源管理条例,明确不同国有资产档案的分类以及使用方向,积极完成各项数据的整理与开发。在传统实体档案管理体制的影响下,国有资产档案管理工作往往停留在“收集”阶段,对档案的利用率不高。而数字档案馆平台技术的应用,要求国有企业建立档案信息数据交流平台,各部门依托交流平台,实现档案数据的信息化传递交流工作,做到人力、物力、财力的规模化利用,提高国有资产档案资源利用率。落实国有资产档案数字化管理责任制度,建立专门的档案管理工作室,设置档案信息数据网络防火墙,定期进行档案储存计算机的杀毒、清理、升级、更新等工作,保证计算机的正常运行状态。结合数字档案馆,进一步优化国有资产档案管理流程,细化收集范围,通过信息系统明确归档要求,实现项目档案工作的规范化管理。
  (二)档案信息分类整理
  在经济视角下,国有资产档案管理工作的核心是收集、分析,将国有企业运营相关活动的信息进行整理,并通过对资产档案数据的分析进行实际应用。近年来我国数字档案馆平台建设工作取得一定成效,但档案信息化技术的实践流程还不完善,主要表现为人员管理过于程序化,没有发挥出工作人员的专业技术能力,忽略了对于信息化操作技术的培养。经济视角下的国有资产档案数字档案馆平台管理,应定期对不同时间维度、市场条件的国有资产信息进行核对统计,避免档案信息录入重复或漏记情况。

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