在线投稿网在线投稿网

论文在线投稿
论文范文大全

高校档案管理信息化建设初探

知网论文查重系统

  摘要:科技的发展速度正在不断提高,此时对于高校档案管理来说,可以更好的利用信息技术来解决档案管理中存在的一些问题,以此来更有效的提高档案的利用价值。但是就目前总体的情况来看,高校在档案信息化建设中还存在很大的问题,因此本文主要通过讨论一些问题来提出建议。
  关键词:高校;档案管理;信息化建设
  中图分类号:G4 文献标识码:A
  高校档案管理可以有效服务社会,是我国重要的资源组成部分,因此在进行管理时不仅需要保证档案的完整性,还要使得查找时有迹可循,减少工作量。而档案的信息化建设便可以很好的满足这一点,通过大数据的资源共享和数据量大等特性,来更好的将档案储存简单化。
  1. 高校档案管理信息化建设的重要性和必要性
  在信息化时代的背景之中,可以借助信息技术来解决纸质档案的不足,保证当下时代高校档案管理的有效性和准确度,具体主要表现在以下三个方面。首先,,信息化建设可以让档案以非常完全的数据库作为信息基础,极大程度的减轻了工作人员的工作量,不管是新信息的整理,还是收集相对于过去都有不小的改善,工作人员的档案管理有效性有了明显的提高。其次,将档案进行信息化处理可以改变传统修改信息时存在的缺乏,可以更好的保证档案的整洁性,减少修订的工作量,保证档案的准确性,避免为后续的查找与翻阅带来困难。此外,信息化的档案管理相比传统的纸质档案相保存的时间会更加长久,而且信息的保存量上往往会更加的完整,传统档案如果保存不当,就可能会出现遗漏或者丢失,所以相对而言,电子档案会更加的精准和便捷。因此,档案信息化建设在高校的发展过程当中非常重要,进行档案的信息化管理是非常有必要的。
  2. 目前高校档案信息化建设存在的问题
  首先,部分高校并未充分重视档案管理的重要性,所以在开展工作时比较容易出现失误,而对于在职管理人员来说,可能对信息化管理的方式并不了解,因此会继续沿用传统手法进行管理,极大的阻碍档案信息化建设的发展历程。其次,档案的管理缺乏了合理科学的规章制度,一旦缺少了规章制度的限制和约束,那么相关的工作人员便会按照自己的工作方式来进行档案管理,而这种这种比较自我的工作方式很难符合我国所制定的统一标准。如果没有明确的规章制度,那么由于各个工作人员之间的习惯有不同的差异,这将有可能造成档案管理工作混乱。目前我国很多很多高校的档案管理制度不够明确,工作人员的随意性比较高,这种现象十分普遍,如果不及时进行整改的话就会影响档案管理的整体发展。
  3. 高校档案管理信息化建设的策略
  3.1 实现档案管理信息化建设体系的构建
  由于高校的学生较多,并且还会涉及到学校内部的资源保存,所以档案管理工作的内容较多,也更为复杂,尤其是对档案进行信息化建设时,如果没有规范的体系,很容易造成信息的泄露,无法保证档案安全。所以需要形成一个比较健全的管理体系,这样可以很好的保证档案管理工作的规范性和标准性。档案管理工作人员可以根据现有的情况,构建一个相对而言比较完善的管理规章制度,借助标准的制度,让档案管理工作开展的更加高效。除此之外也需要不断的强化当下档案管理工作的监管体系,保证所有的档案管理工作行为的合理性和有效性。
  3.2 重视信息化档案管理的安全性
  在现代信息时代做好档案管理工作的安全性是非常重要的一件事情,高校必须重视重要的数据信息,比如信息泄露,所以在档案管理工作当中,必须要有意识的去培养一个安全的档案管理环境。首先,可以将档案管理制定专人,档案管理方和信息提交方要进行直接交流,比如在信息传递过程中出现纰漏。高校可以根据二者的权利和义务进行相应的规定,这样可以很好的去限制信息处理的能力,而且也可以保证档案管理的行为朝着规范化的方向靠拢。其次,对于一些黑客分子的入侵档案管理工作,必须要借用一些比较先进的安全技术开展档案管理工作,让档案管理工作处于一种安全的状态。
  3.3 从档案利用方面来加强管理
  档案管理更多的是方便以后的查询和借阅,实现档案的利用价值,所以相关人员在进行档案管理时应以提高档案的服务质量为根本,在此基础上进行工作。首先,在信息技术的帮助下,为了方便档案快速查找,需要对档案进行编目,检索等工作,相关技术人员还可以设计一定的检索工具,以此来进行完善检索系统,提高档案查找效率。其次,为了更好的实现档案的利用价值,在进行管理时需要从不同方面来建立单独的管理空间。第一,需要建立特定的档案室,以此来给管理人员提供更好的管理空间,也可以方便信息化档案的储存,避免外界环境对档案造成破坏。第二,需要进行档案的备份,进行有效的微缩,以此来减少储存空间。当然,除此之外,相关工作人员还需要将档案进行有效的分类,并且可以及时对一些损坏的档案进行修复,以此来增加其保存时间。
   4. 结束语:
  综上所述不难发现,信息时代下的档案管理有了更多的机遇,但是同时也面临了更大的挑战,所以高校在进行管理时必须有针对性的实行某种策略,解决管理中存在的不足。
  参考文献
  [1] 张秀岩.大数据时代人事档案信息化建设的思考[J].兰台世界,2017 (02) : 175-176.
  [2] 杨光.大数据时代高校人事档案信息化建设研究[J].人力资源管理,2017 (4) : 284-285.
  [3] 張丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策[J].山西档案,2017(2):71一73.

万方通用版论文查重
维普编辑部版论文查重

论文查重 检测系统 官方入口

知网期刊检测 知网PMLC 万方检测 知网检测VIP