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关于新时期人事档案管理工作的几点思考及建议

更新时间:2016-06-01 所属栏目:论文范文

摘 要: 人事档案管理作为管理建设中的一个非常重要的环节,与发展进程中的各个环节息息相关,如果档案管理环节出现失误,那么学校的整体发展必将受到影响。档案管理人员需要不断进行规范,逐步提升管理水平,能够对档案进行安全存放、合理归档。文章从保存、定期检查、分门别类归档、安全存放、备份等方面对如何有效提高人事档案管理效率进行研究与讨论,不断促进档案管理向标准化、健康化、合理性发展。 
  关键词: 人事档案 管理工作 思考与建议 
  一、引言 
  随着社会水平、科学技术、信息技术等方面的快速发展,学校的管理水平也在发生非常大的变化,,而人事档案管理作为其中的重要一员,当然也不能落后,制约学校的管理建设水平,不能保障学校的权益不被损害。为了实现学校管理建设的快速增长,我们需要逐步实现人事档案管理的信息化、数字化、网络化与自动化等,让档案管理进行一体化发展,同时实现档案材料的归档、存放、保存、备份等,不能把人事档案管理分开讨论。为此,我们需要构建完善的人事档案管理机构,对档案进行安全存放、合理归档。 
  二、新时期人事档案管理的简单叙述 
  人事管理是学校教职工信息的重要载体,全面记载教职工的基本情况,反映他们的个人经历、能力和德才综合表现,是学校全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。随着社会各方面的快速发展,人事档案管理不断向信息化、数字化、网络化、自动化发展。 
  三、新时期人事档案管理的重要作用 
  随着社会水平、科学技术、信息技术、管理建设、人才资源等方面的快速发展,企业的管理水平也在发生非常大的变化,以期适应逐步发展的社会的脚步,为企业的发展注入信息化的资源,为企业的人力资源保存提供最原始的记录。企业档案管理在企业管理建设中占据非常重要的地位,为了加快企业管理的发展脚步,我们需要渐渐地加强对企业的人力资源档案管理,促进其不断壮大,从而共同为企业的发展壮大而保驾护航。 
  四、研究与分析人事档案管理的优化方法 
  1.把人事档案进行收集和归档,便于统一管理。 
  学校档案管理人员对档案进行保存的时候,需要对学校的人事档案材料进行收集和归档,对于不同类别、不同性质、不同价值、不同意义的档案材料,需要采取不同的归档、存放方式,使用不同的档案管理箱对他们进行分类管理,为以后的档案利用、安全的人力资源作保障,便于统一管理,进而保障学校的权益。 
  2.对人事档案需要采取备份管理,以备不时之需。 
  对人事档案需要采取备份管理,针对纸质档案材料容易老化、破损、潮湿、变质等特点及电子信息档案的易丢失、易被人窃取、一时的疏忽大意可能使得信息材料全无等特征,需要随时准备两手归档管理,一份做保存,一份供平时使用,以这样的方式进行档案管理,可以有效减少资源的损耗、丢失。 
  3.对人事档案需要进行不定时检查,对人力资源循环了解。 
  对于归档、存放的人事档案资源,需要档案管理人员对学校的人事档案进行不定时检查,以确保档案资源的安全储存,人力资源信息的完好无损,没有出现破损、老化、文字的腐化缺失、霉变,确保电子信息档案文件的存根、备份、原始材料安然无恙,没有丢失一些有价值的人力资源材料等,做到对人力资源的循环了解、调查,保证档案管理的安全,尽量保护学校的人力档案资源完整而没有外泄,以免引发一些损害学校利益的事情。 
  4.对人事档案进行定期地修复完善,以期构建一个完善的人力资源体系。 
  对人事档案需要进行定期修复完善,为其正常的工作进行做准备,特别需要注意的是:对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等,因此对于这类型的档案保存,需要档案管理人员不定期地对其进行检查、查看;对电子信息技术的档案材料,需要及时地保留、存根、备份、信息检查,确保档案的健康、安全存放,尽量把档案信息资源的损失降低到最小,以期构建一个完善的人力资源档案管理体系。 
  5.对于不同类别的人事档案,需要分门别类进行安全存放。 
  学校在发展过程中,需要分门别类,将不同载体的、不同类别的、不同材质的档案材料进行不同的归档、安全存放。需要特别注意其中有特别意义的、特别珍贵的、对学校有重大价值的档案,进行特别保护。一定要严格地保存完整,并保证时间的持续性,否则一旦资料丢失,处理起来就会相当麻烦。在此过程中,还需要逐步地建立较完善的档案资料库,从而对档案信息资源进行分别存放,以期对各行各业的信息资源进行分类管理,便于工作需要资源的时候顺手拿出来,使得学校的资料管理方面更加健全、完善、稳定。 
  6.对于一些特别珍贵的人事档案,需要进行特别的保护与储存。 
  学校在对档案进行管理的时候,需要特别注意其中有特别意义的、特别珍贵的、对学校有重大价值和意义的档案,并对这些特别的档案材料,需要进行特别保护,专门设置一个特别的档案管理中心,对他们实行重点保护与储存,以防在需要资料的时候,翻遍所有资料库都找不到需要的资料。那样的话,既浪费了不必要的时间,又浪费了人力资源,更不能达到预期效果,得不偿失。 
  五、结语 
  在学校的发展过程中,人力资源的发展对其起着非常重要的作用,为了保护人力资源安全、不外泄,我们需要对人事档案进行管理,对档案实行归档、存根、备份等,运用多形式的档案管理安全保存方法,以此对人力资源档案资源进行保护,为学校的发展提供完整的、准确的第一手人力材料资源,从而确保学校的正常开展而不被影响。 
  参考文献: 
  [1]羊建国.对当前人事档案工作的几点思考[J].湖南社会科学,2007(04). 
  [2]蔡跃江.以信息化建设为依托强化高校人事档案管理[J].黑龙江档案,2011.


提示:
本文标题为:关于新时期人事档案管理工作的几点思考及建议
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